KNOW-HOW
新しいファイルは全部インボックスへ。原本は種別フォルダ、顧客フォルダには参照。ルールを決めておけば仕分けは自動で進みます。
顧客別にフォルダを分けていると、見積だけを横に並べて比較する作業ができません。逆に種別(見積・契約書・請求書)でフォルダを分けていると、ある顧客との対応が今どこまで進んでいるかが分かりにくくなります。保存場所が人ごとに違えば、探す時間と二重保存が増えます。電子帳簿保存法は、電子でやり取りした見積書や請求書などのデータを、原則として「日付・金額・取引先」で検索できる形で保存するよう求めています。基準期間(2 年前)の売上高が 5,000 万円以下で、税務職員のダウンロードの求めに応じられる場合などは、検索の要件が不要になります。新しいファイルは全部インボックスに入れ、原本は種別フォルダへ、顧客フォルダには参照を置く、というルールを先に決めておけば、仕分けは仕組みに任せられます。
フォルダの分け方で起きる困りごとと、仕組みがあると変わること
| 困りごと | 起きること | 仕組みがあると |
|---|---|---|
| 顧客別フォルダだけ | 見積だけを横に並べて比べられない | 種別フォルダに原本が集まり、比較できる |
| 種別フォルダだけ | 顧客との対応の現在地が見えない | 顧客フォルダの参照で一覧できる |
| 保存場所が人ごとに違う | 探す時間と二重保存が増える。「日付・金額・取引先」で探せない | インボックス 1 つと命名規則・索引簿で探せる |
| メールがメールソフトの中にだけある | 案件のやり取りがファイルと並ばない | メール 1 通=1 ファイルで、種別と顧客の両方から引ける |
顧客ごとにフォルダを作り、その中に見積・契約書・請求書・メールを混ぜて置く方式です。案件単位の作業には向いています。一方、「今年出した見積を全部並べて単価の傾向を見る」という種別単位の作業では、全顧客のフォルダを一つずつ開く必要があります。
見積・契約書・請求書のように種別でフォルダを分ける方式です。種別単位の比較には向いていますが、「A社とは今どこまで進んでいるか」を知るには、見積フォルダ・契約書フォルダ・メールの保存先をそれぞれ開いて A社の物を探す必要があります。補足: 解決の方向は、顧客フォルダを本体の置き場ではなく、参照だけを置く場所にすることです。本体は種別フォルダに 1 つだけ残ります(フォルダ構成の例は表)。
フォルダ構成の例(原本は種別へ、顧客フォルダは参照だけ)
| 階層 | フォルダ名の例 | 置く物 | 年フォルダ | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 0 | 00_インボックス | 新規保存の全部(仮置き) | 無し | 仕分け後は空に近づく |
| 1 | 10_種別/見積 | 見積書の PDF・Excel(原本) | 有り(10_種別/見積/2026) | 送付分・受領分とも |
| 1 | 10_種別/契約書 | 契約書の PDF(原本) | 無し(契約は年をまたぐ) | 改定版も同じ場所に |
| 1 | 10_種別/請求書 | 請求書の PDF(原本) | 有り | 受領分は金額入りの名前に改名 |
| 1 | 10_種別/マニフェスト | 紙の票のスキャン(控え。紙の票は別に保存) | 有り | 年単位でまとめて扱える |
| 1 | 10_種別/メール | 1 通=1 ファイルの .md と .eml(原本) | 有り(10_種別/メール/2026) | 送信分・受信分とも |
| 1 | 10_種別/添付 | メールと同じ接頭辞の添付(原本) | 有り | 請求書・見積書は改名して種別へ |
| 2 | 20_顧客/A社 | 参照だけ(Google はショートカット、SharePoint はリンク) | 無し | 補足: SharePoint は「取引先」列のビューでも見られる |
| 9 | 90_監視 | 1 日 1 行の監視表(Excel・スプレッドシート) | 無し | 人が毎朝見る |
インボックスは会社で 1 つにします。見積や契約書を作ったら、保存先を考えずにインボックスへ保存します。メールもここに入れます。1 通を 1 ファイル(本文をテキスト化した .md)にし、先頭に件名・差出人(氏名とアドレス)・宛先・受信日時・添付名の行を置き、その下に本文を入れます。中身の見本と命名規則は表にあります。添付はメールと同じ接頭辞(日時_差出人ドメイン_件名)で保存し、原本は .eml でも残せます。補足: 取引先は名前に入れず、手順 5 の仕分けで対応表を引いて決めます。
メール 1 通=1 ファイル(.md)の中身の見本(会社名・氏名・アドレスは架空)
| 行 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| 1 | 件名 | 見積のご相談 |
| 2 | 差出人(氏名とアドレス) | 田中 様 tanaka@a-sha.example |
| 3 | 宛先 | info@(自社ドメイン) |
| 4 | 受信日時(日本時間) | 2026-09-18 09:30:15 |
| 5 | 添付 | 添付01_現場写真.jpg、添付02_図面.pdf |
| 6 | 原本 | 20260918-093015_a-sha.example_見積のご相談.eml |
| 7 | (空行の下に)本文 | 先日の現場の件で見積をお願いします。……(テキスト化した本文) |
本体(原本)は種別フォルダに 1 つだけ置き、顧客フォルダには参照だけを置きます。補足: 種別フォルダの下に年フォルダを持つと、年単位でまとめて扱えます。電子でやり取りした見積書・請求書・契約書などのデータには、送った物にも受け取った物にも保存義務があります。国税庁は、専用システムが無い場合に検索の要件を満たす方法を 2 つ示しています。規則的なファイル名(日付_金額_取引先)を付けて特定のフォルダに集める方法と、表計算ソフトで索引簿を作る方法です(見本は索引簿の表)。改ざん防止のための措置(事務処理規程を定めて守る方法など)は別に必要です。
命名規則の例(日付・金額・取引先を名前に入れる形。会社名・ドメインは架空)
| 種別 | 規則 | 処理 | 例 |
|---|---|---|---|
| 見積(送付) | YYYYMMDD_金額_取引先_見積.pdf | 人が保存時に付ける | 20260918_330000_A社_見積.pdf |
| 請求書(受領) | YYYYMMDD_金額_取引先_請求.pdf | 人が改名して移す(AI に渡す場合は仕組みが改名し、人が確認) | 20260905_110000_B社_請求.pdf |
| 契約書 | YYYYMMDD_取引先_契約種別.pdf | 人が保存時に付ける | 20260401_A社_産廃処理委託.pdf |
| メール本文 | YYYYMMDD-HHMMSS_差出人ドメイン_件名.md | 日時は日本時間。件名は先頭の Re:/FW: と使えない文字を除き 30 字で切る。秒まで入れて同名を避ける | 20260918-093015_a-sha.example_見積のご相談.md |
| メール原本 | メール本文と同じ接頭辞 + .eml | 仕組みが自動で付ける | 20260918-093015_a-sha.example_見積のご相談.eml |
| 添付 | メール本文と同じ接頭辞 + _添付01_元の名前 | 仕組みが自動で付ける。連番は 01 から | 20260918-093015_a-sha.example_見積のご相談_添付01_現場写真.jpg |
ルールは人が読める表で持ちます。「入ってきた物」「判定の手がかり」「原本の行き先」「参照の置き場」の 4 列で書けば、そのまま自動化の条件になります。差出人ドメインと顧客フォルダの対応は Excel かスプレッドシートの表で管理し、仕組みはその表を読みます。判定できない物はインボックスに残し、毎朝人が見ます。補足: ファイル名や差出人で判定できる物は条件分岐で足ります。AI(有料)に渡すのは、文書の中身を読まないと判定できない物です。例えば、添付で届いた PDF から書類種別・日付・金額・取引先名を AI で取り出し、「日付_金額_取引先_請求.pdf」に改名して種別フォルダへ移します。改名の結果は人が確認します。
仕分けルールの例(この表がそのまま自動化の条件になる)
| 入ってきた物 | 判定の手がかり | 原本の行き先 | 参照の置き場 |
|---|---|---|---|
| PDF・ファイル名に「見積」 | ファイル名 | 10_種別/見積/YYYY | 20_顧客/(取引先) |
| PDF・ファイル名に「契約」 | ファイル名 | 10_種別/契約書 | 20_顧客/(取引先) |
| PDF・ファイル名に「請求」 | ファイル名 | 10_種別/請求書/YYYY | 20_顧客/(取引先) |
| .md(メール本文)と .eml | 名前の 2 番目の部品(差出人ドメイン)→顧客対応表 | 10_種別/メール/YYYY | 20_顧客/(取引先) |
| 差出人が自社ドメインの .md(送信メール) | 本文 3 行目の宛先のドメイン→顧客対応表 | 10_種別/メール/YYYY | 20_顧客/(宛先の取引先) |
| 添付(.xlsx・.jpg・.pdf) | 名前の 2 番目の部品(差出人ドメイン)→顧客対応表 | 10_種別/添付/YYYY | 20_顧客/(取引先) |
| 判定できない物 | 対応表に無いドメイン・名前に種別語が無い | インボックスに残す | 人が見る(毎朝) |
差出人ドメイン→顧客フォルダ対応表(Excel・スプレッドシートの列と行の見本。会社名・ドメインは架空)
| ドメイン | 顧客フォルダ | 担当 | 区分 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| (自社ドメイン) | (自社) | — | 自社 | 送信メールの判定に使う |
| a-sha.example | 20_顧客/A社 | 営業1 | 排出事業者 | 見積は毎年4月に更新 |
| b-sha.example | 20_顧客/B社 | 営業2 | 処分業者 | 請求書は月末に受領 |
| c-sha.example | 20_顧客/C社 | 営業1 | 収集運搬業者 | ドメインが2つあるため2行に分ける |
| c-sha-mail.example | 20_顧客/C社 | 営業1 | 収集運搬業者 | 同上(2行目) |
| d-sha.example | 20_顧客/D社 | 管理 | 商社 | 契約書のみ |
索引簿の見本(Excel・スプレッドシート。列は国税庁の見本と同じ。備考のファイル名は自社で足した部分。会社名は架空)
| 連番 | 日付 | 金額 | 取引先 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 20260905 | 110000 | B社 | 請求書/20260905_110000_B社_請求.pdf |
| 2 | 20260918 | 330000 | A社 | 見積書/20260918_330000_A社_見積.pdf |
| 3 | 20260920 | 55000 | C社 | 領収書/メールの添付のまま保存(接頭辞 20260920-101500) |
| 4 | 20260925 | 220000 | A社 | 注文書/20260925_220000_A社_注文.pdf |
| 道具 | 無料か有料か | 役割 |
|---|---|---|
| Power Automate(クラウド フロー・標準コネクタ) | 無料(Microsoft 365 のライセンスに限定セットが含まれる。標準コネクタのみ・1 日 6,000 要求/ユーザー) | メールのファイル化・インボックスの監視・列の書き込み・原本の移動 |
| SharePoint コネクタ | Standard(標準)クラス。Microsoft 365 に付帯する Power Automate で使える | 「ファイルの作成時 (プロパティのみ)」・「ファイルを作成する」・「ファイルの移動」・「ファイルのプロパティを更新する」・「ファイルまたはフォルダーの共有リンクを作成する」 |
| Office 365 Outlook コネクタ+コンテンツ変換コネクタ | Standard(標準)クラス。コンテンツ変換はプレビュー | メールのトリガー(受信・共有メールボックス)・本文のテキスト化・添付の取得・EML 形式のエクスポート |
| Exchange Online のメール フロー ルール | Exchange Online の機能。設定は管理者が行う | 送信メールの写しを共有メールボックスへ届ける(「受信者を BCC ボックスに追加する」) |
| Power Automate Premium・AI Builder | 有料(どちらも Microsoft 365 付帯の Power Automate には含まれない) | プレミアム コネクタ・カスタム コネクタ(外部の生成AIの API を呼ぶ経路)、文書の中身を読む判定 |
| Google ドライブ(ショートカット・移動) | Google ドライブの標準機能 | ファイル単位・フォルダ単位のショートカット、原本の移動 |
| Apps Script | Gmail アカウントがあれば利用できる。割り当ては一般アカウントと Google Workspace で異なる(トリガー合計 1 日 90 分/6 時間・ファイル作成 250/1,500 件・1 回の実行は 6 分まで) | Gmail のファイル化(search・getPlainBody・getAttachments)・フォルダの走査・moveTo・createShortcut・スプレッドシートへの追記 |
| 外部の生成AI | 有料(API 側の課金) | 添付の PDF から書類種別・日付・金額・取引先名を取り出す部分 |
契約書の項目抽出は、ファイル名や差出人では判定できず、文書の中身を読み取る必要があり難しいため、本気で作ったものをSaaSに実装して使えるようにしています。